Gestão financeira - como identificar custos ocultos

Na gestão financeira, é fundamental saber como identificar os custos ocultos para uma redução de custos mais precisa e eficiente

É fundamental fazer uma análise criteriosa do orçamento da empresa para identificar os custos ocultos de cada setor

"A gestão financeira é decisiva para o sucesso de qualquer empreendimento. Portanto, o administrador financeiro precisa, constantemente, analisar o mercado e criar estratégias para que suas vendas sejam suficientes para pagar as despesas, além de reduzir os custos e obter lucros", afirma Hélvio Tadeu Cury Prazeres, professor do Curso a Distância CPT Administração Financeira na Pequena Empresa, disponível .

No caso da redução de custos, é fundamental fazer uma análise criteriosa do orçamento da empresa para identificação dos custos visíveis e ocultos de cada setor. Mas identificar custos ocultos não é a tarefa fácil. É preciso entender o conceito TCO - Custo Total de Propriedade. Por meio dele, é possível ao departamento de RH calcular os gastos em melhorias do processo, de forma mais precisa, o que torna a redução de custos mais eficiente.

Quando o RH compra ou instala novos sistemas, por exemplo, os custos são visíveis. Já a manutenção dos sistemas em funcionamento abrange os custos ocultos - muitas vezes, esquecidos durante a análise financeira. É importante ressaltar que, no Mapeamento TCO, devem ser considerados tanto os custos visíveis como os ocultos. Caso contrário, a empresa terá sérios problemas no orçamento.

Para evitar isso, é importante que o setor de RH da empresa se conecte com os demais setores e funcione em rede de comunicação ágil e transparente. Dessa forma, os custos ocultos serão identificados com mais facilidade, o que é extremamente vantajoso para a empresa.

Mas como identificar os cultos ocultos?

1. No setor de RH, os custos com treinamento de colaboradores para o uso de sistemas não podem ser desconsiderados. Eles devem entrar na análise completa do TCO para que os cálculos sejam efetivos. Principalmente, se os funcionários passam por novos treinamentos no caso de atualização de sistemas ou substituição.

2. Os custos com a consolidação de dados não podem ser subestimados. Em geral, empresas com múltiplos sistemas de RH precisam reunir todos os dados, o que exige tempo e mão de obra para realizar a tarefa.  Portanto, esses gastos não podem ser ignorados.

3. Os sistemas de integração de controle de ponto e frequência, folha de pagamento, sistemas de saúde e benefícios são custos que passam despercebidos. Isso porque, na maior parte das vezes, eles não são instalados em rede - como consequência, os dados passam a ser transferidos de um setor para o outro, o que requer maior tempo e mão de obra disponível.

4. Continuamente os sistemas de TI precisam de novos softwares, além de suporte e manutenção. Como é o próprio pessoal de TI que realiza essas atividades, torna mais difícil para o RH identificar os custos reais da manutenção do sistema.

5. Atualmente, muitas empresas contratam mão de obra terceirizada, como consultores e fornecedores. Estes devem ser considerados como custos reais, já que entram no orçamento da corporação. Portanto, devem estar inclusos no Mapeamento TCO.

Fonte: Administradores.